BeeSys - servisní systém a CRM

Výchozí dashboard s užitečnými informacemi na jednom místě. Upozorňuje na blížící se nebo už promeškané termíny servisních případů a informuje o základních přehledech celého systému. Nástěnku je možno parametrizovat pro každého klienta. Tyto všeobecné informace jsou na první záložce Nástěnka. Dále je možno využít další záložky s dashboard a to Servis, Obchod, Adresář a Logy.

• Záložka Servis umožňuje pohled na uživatelem sledované servisní případy, uživatelem nevyřešené servisní případy a nevyřešené případy uživatelových zákazníků (ty, které má řešit jiný technik).
• Záložka Obchod informuje graficky i hodnotově o rozpracovanosti příležitostí a projektů vybraného obchodníka a to včetně přepokládaných obratů a zisků.
• Záložka Adresář umožňuje pohled na stav adresáře s kontaktními údaji. Informuje například o tom, že u organizace zákazníka není přidělen žádný kontakt, nebo že firma nemá uvedeny GPS souřadnice.
• Záložka Logy zobrazuje vstupy do systému jednotlivými uživateli. Kdo se kdy přihlásil a z jaké IP adresy.

Sekce zobrazuje graficky kalendářové záznamy uvedené napříč celým systémem BeeSys. A zobrazuje tak vytíženost celého týmu nebo společnosti. Pomocí filtrů lze zobrazovat události ze servisních případů, úkolů, událostí, zápisů z jednání, a to v závislosti na přidělených právech jak přihlášenému uživateli tak i kolegů. Z této sekce lze vytvářet nové úkoly nebo události.

Zde se zobrazuje přehled všech úkolů jak přihlášeného uživatele a v případě nastavených práv i úkoly kolegů s provázání na příležitosti, projekty nebo servisní případy. Graficky se zobrazuje fáze rozpracování.

Tato sekce pod sebou ukrývá přehled veškerých událostí (událost, schůzka, telefonát, email, dopis), které uživatel zaznamená a chce sledovat servisního případu, příležitosti nebo projektu. V celé sekci je možno filtrovat tak jako i v celém systému BeeSys na úrovni jednotlivých sloupců a to včetně kombinace filtrů na různých sloupcích a za použití různých operandů (obsahuje, začíná na, končí na, rovná se, nerovná se...)

Jedno z hlavních informačních center a hlavní interaktivní rozcestník systému Beesys. V základním zobrazení ukazuje seznam firem, zákazníků, či dodavatelů, ve kterých lze pohodlně vyhledávat pomocí sloupcových filtrů. Další zobrazení nabízí pohled na všechny kontaktní osoby a jejich navázaných organizací. V této sekci lze zakládat nové organizace a přiřazovat jim kontakty. Zakládání nové organizace je zjednodušeno možností dotažení přesné adresy pomocí služby Ares po vložení IČO.

Detail organizace nabízí všechny přiřazené kontakty, pobočky, mapu s možností spuštění navigačních programu na mobilním telefonu (Google maps, Mapy.cz nebo Waze). Z tohoto rozhraní lze také stisknutím tlačítka telefonovat, napsat email nebo navštívit internetové stránky organizace. V detailu organizace lze na jednotlivých záložkách zobrazovat přiřazené dokumenty, servisní případy, vazby na příležitosti a projekty a zobrazení kalendářových zápisů. Ve všech záložkách lze přidávat nové údaje nebo editovat stávající.

Přehled všech dokumenty vytvořených a uložených v systému Beesys. Možnost filtrace nad jednotlivými sloupci umožňuje jednoduché dohledání požadovaného záznamu. Může se jednat o nabídky, objednávky, smlouvy, přílohy k servisním případům atd.

Srdce informačního systému Beesys. V tomto oddělení se zobrazují všechny servisní případy společnosti, ať už nahlášené zákazníkem, automaticky vytvořené v servisním intervalu, zapsané technikem nebo vyplývající z projektu obchodníka. Servisní systém umí přiřazovat případy jednotlivým technikům dle jim přiděleného zákazníka, nebo v případě nepřidělení eskalovat a vynutit přidělení volnému technikovi.

Napříč celým servisním případem provází praktické workflow, které je navázáno na automatické operace, jako je zasílání emailů nebo sms. Například v případě ukončení servisní operace informuje automaticky účetní oddělení, že je možno servisní případ fakturovat zákazníkovi.

Servisní systém také podporuje SLA (service level agreement) služby, které jsou vázány smluvně na čas zahájení servisních prací nebo i požadovaného vyřešení incidentu. V případě nereagování servisního technika umí servisní systém případ eskalovat na nadřízeného.

V detailu servisního případu lze sledovat komunikaci se zákazníkem, zadávat jednotlivé servisní činnosti i různých techniků, využití firemních vozidel, použití materiálu ze skladu. Do každého servisního případu je možno přidávat různé dokumenty a pořizovat fotografie přímo z místa servisního zásahu. Lze také vygenerovat servisní protokol a nechat je podepsat přímo na mobilním zařízení odpovědné osobě zákazníka. Zákazník může tento protokol okamžitě obdržet emailem, a to včetně svého podpisu. Odpadá tak veškeré zbytečné papírování a výrazně se zkracuje tok dokladů a informací v rámci servisní společnosti.

Součástí servisního systému je také dashboard dispečinku, který se může automaticky obnovovat v nastavitelných intervalech například na chytrém televizoru.

Sekce příležitosti slouží obchodníkům k zapisování, editaci a sledování příležitostí u zákazníků, včetně termínů, plánování schůzek, emailů a telefonátů. Poctivé zapisování příležitosti a jejich vyhodnocování pomáhá obchodníkům zlepšovat komunikaci se zákazníky, mít všechny informace na jednom místě a vždy dohledatelné, dodržovat domluvené termíny, mít přehled o možnostech a plánech na uzavírání nových obchodních projektů atd. Příležitosti jsou mozkem obchodního oddělení a jak obchodníkům, tak manažerům, či majitelům výrazně zjednodušují práci.

V tomto oddělení mohou obchodnici připravovat a sledovat nabídky pro své zákazníky. V nabídkách lze použít možnost schvalování (v případě, že má obchodník omezené limity na celkovou částku nabídky, musí schválit nadřízený). Žádosti o schválení zajišťuje Beesys automaticky na základě nastavení. Nabídky obsahují připravené šablony v PDF včetně obrázků produktů a zajišťují tak dodržování firemní identity.

Nabídky lze využívat na zboží ze skladu, nebo lze zboží, či služby zadávat přímo. Lze sledovat nákladovost a ziskovost na každé položce. Práce s workflow nabídky je samozřejmostí a na každou část lze napojit automatickou funkci, jako je odeslání emailu, nebo generování PDF atd. Vytvořené nabídky se ukládají k jednotlivým zákazníkům, příležitostem a projektům a lze je kdykoliv znovu otevřít. Nabídky schválené zákazníkem, lze jednoduše převést do objednávek.

Většinou vznikají ze schválených nabídek, ale lze je samozřejmě zakládat i přímo. Obsahují stejné informace jako nabídky s rozšířením o údajích o objednateli. Objednávky slouží jako pokyn k objednání zboží nákupním oddělením a posléze jako pokyn k fakturaci zákazníkovi.

Návazná část na sekci příležitosti, ze kterých projekty většinou vznikají. Do projektu lze přidávat neomezené množství nabídek, objednávek a servisních případů a sledovat tak celkové náklady a výnosy na celém projektu u zákazníka nebo u obchodníka. Projekty jako i ostatní obchodní a servisní sekce obsahují programovatelné workflow s napojitelnými funkcemi. V projektech lze samozřejmě sledovat další komunikaci se zákazníkem, přidávat dokumenty atd.

Umožňují evidenci zboží a materiálu pro využití v servisních případech, nabídkách, objednávkách atd. Do informací o skladových položkách lze zadává informace o výrobku, dodavatelích, nákupních a prodejních cenách, maržích. Ke skladový položkám lze přidávat obrázky, které se využívají v nabídkách a objednávkách.